Eine Rolle
geordnet übergeben.

Bereitschaft

Sehen, was noch fehlt

Die Bereitschaft zeigt zwei Zahlen: ausgefüllte Abschnitte und erledigte Checklistenpunkte. Die beiden Zahlen werden nicht zu einer verrechnet.

«Gezählt wird, was eingetragen und abgehakt ist. Ob die Übergabe inhaltlich gut ist, beurteilt die App nicht.»

Abschnitte, die für Ihre Übergabe keine Rolle spielen, markieren Sie als nicht anwendbar. Sie zählen dann weder als ausgefüllt noch als fehlend; die Einträge bleiben erhalten.

Prozesse

Checkliste für jeden Prozess

Erfassen Sie wiederkehrende Abläufe der Rolle, vom täglichen bis zum jährlichen Rhythmus. Zu jedem Prozess gehört eine Checkliste; jeder Punkt hat eine verantwortliche Person und einen Status.

• Status je Punkt: offen, in Arbeit, erledigt oder nicht anwendbar
• «Bereit», wenn alle Punkte erledigt sind; «Offen», wenn noch kein Punkt erledigt oder in Arbeit ist; sonst «In Arbeit»
• Nicht anwendbare Punkte zählen nicht mit

Matrix

Wer ist verantwortlich?

Die Matrix zeigt für jeden Prozess, wer verantwortlich ist, wer vertritt und wer informiert wird.

VV = verantwortlich

führt den Prozess und steht dafür ein

SS = stellvertretend

übernimmt, wenn die verantwortliche Person abwesend ist

II = informiert

erfährt die Ergebnisse, handelt aber nicht

Regel: Jeder Prozess hat genau eine verantwortliche Person. Abweichungen werden angezeigt, aber nicht verhindert. Eine fehlende Stellvertretung ist ein Hinweis, kein Fehler.

Die Matrix entsteht nur aus Ihren Einträgen. Es werden keine Firmenkonten oder Verzeichnisse angebunden.

Kalender

Wissenstransfer nach Tagen

Im Kalender sehen Sie Gespräche und Fristen des Plans. Wählen Sie Themen und einen Zeitraum, und die App schlägt vor, an welchen Arbeitstagen die Gespräche stattfinden – mit einer Höchstzahl pro Tag, die Sie bestimmen.

• Pro Tag gilt die gewählte Höchstzahl, 1 bis 4. Termine, die an einem Tag schon im Plan stehen, zählen mit
• Die Themen behalten ihre Reihenfolge. Was keinen Platz hat, wird nicht eingeplant und als Rest angezeigt
• Die ganze Regel steht in der App unter «So wird verteilt»

Register und Fristen

Entscheide und offene Fragen

Das Register hält Entscheide, offene Fragen und vereinbarte nächste Schritte fest – mit Datum, Person und Begründung oder Antwort.

• Der jüngste Entscheid steht zuoberst
• Ungeklärte Fragen stehen zuerst, die älteste zuoberst
• Fristen sind nach Dringlichkeit geordnet, Überfälliges zuoberst

Unterlagen

Ablageorte statt Passwörter

Bei Unterlagen notieren Sie, wo etwas liegt – einen Ordner, einen Schrank oder «bei der IT anfragen» – und ob es übergeben ist.

Sieht ein Ablageort nach Zugangsdaten aus, weist die App darauf hin. Verhindern kann sie den Eintrag nicht.

Export

Als PDF oder Markdown teilen

Der ganze Plan lässt sich als PDF oder als Markdown-Datei erzeugen und über das Teilen-Menü von Android weitergeben. Das funktioniert ohne Internet.

Das Dokument enthält alles, was Sie eingetragen haben, auch die Namen und Angaben anderer Personen. Es wird auf dem Gerät erzeugt und verlässt es erst, wenn Sie es an eine App oder eine Person weitergeben.